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用3小时,完成1天的工作!

已有 32 次阅读  2019-03-27 17:57   标签文档协作 

什么是文档协作成本?如何提高协作效率?云盒子企业私有云盘将延续协作理念,改变中国文档协作现状。

 

(一)

晚上11点,王主编对这着电脑慢吐了一口烟,这已经是今晚的第11版了……他和陈编赶工明天即将发布的重要文章,通过微信来回发送修改稿,对话里堆满了同名文件。

“真是麻烦,文件存来存去,传来传去。”他这样想。

 

(二)

王总,明天周一要开公司周例会,他正查看各部门的工作周报,7,8个部门的周报都通过邮件发送,他每次查看都要在邮箱点点点点点点点点点。

“真是麻烦,想看前段时间的周报,也不知道能不能找到……”他这样想。

 

(三)

王文案,领导找他要一份文件,但他不知道文件在哪个部门的哪个人手里,问了很多人也没找到,于是只能泪流满面地重新敲了一份。

“真是麻烦,如果公司使用企业网盘就好了……”他这样想。

 

关于文件编辑、文件查找,邮附件处理等工作,每天都困扰着无数上班族。在企业中,我们把这类文件处理工作所需要消耗的时间、人力、物力称之为文件协作成本。

 

文件协作成本主要包括查找文档、获取文档、编辑文档、审核文档这四项,据调查显示,企业文档审核成本最高,占比42%,包括合同审核、报告审核、公文审核等工作,之前提到王主编的例子,就包含了文档审核和文档编辑。

 

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文件协作成本直接影响员工的办公效率,从而间接影响企业的生产效率。很多单位部署了OA、ERP等业务系统,希望以此来加快流程流转速度,提高工作效率。但实际上,这些系统处理的主要是结构化数据,并没有解决文档协作问题,日常工作中,大家仍然依赖微信、Email等进行低效率协作。

 

那么,企业该如何降低文档协作成本?

 

一直强调“文档强协作”的云盒子私有云盘,认为首先要保证文件的安全性和完整性。在这基础上,加快文件分享速度,缩短查找文件时间,最后让文档能够迅速地在员工之间传递,紧密彼此间的协作。

 

一、文件集中存储,多重加密备份 

 

云盒子在企业内部建立私有文档云,将散落存储在员工硬盘、U盘、邮箱等地的文件集中、树状归类存储。本地、客户端、传输通道三种加密,再通过本地或异地备份定时备份数据,把企业的文档资源全方位无死角的保护起来。避免误删、硬盘损坏、U盘丢失,岗位变动交接不全等文档丢失的情况发生。

 

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云盒子虚拟盘

 

二、权限共享,移动访问 

 

当所有文件都存储在云上,文件的共享和查找就简单了,登录即可获取文件,搜索即可查找指定文件。你可以随时随地在任一终端设备上找到访问文件。

 

当文件统一存储,划清每个用户对文件的访问边界将是一个项非常重要的工作。通过文件权限设置防止对文件进行越权操作。云盒子文档权限共有11级,并组合成常用5级(预览、下载、编辑、不可见、全权限)。你可以采用组合好的权限进行快速设置,也可以针对实际情况自定义设置。

 

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云盒子权限设置

 

 三、在线编辑,紧密协作 

 

针对文件上的协作,云盒子把自己还原为普通用户,把在文件增、删、改、传递等过程遇到的障碍化为需求,用功能一个个清除。

 

文件编辑

可以单人锁定编辑所有格式的文件,也可以多人同时在线编辑office文档,让文件编辑避免产生版本冲突,或提高多人编辑的效率。

 

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云盒子多人编辑

 

 

沟通协作

云盒子企业云盘提供独立IM模块,可作为内网版“微信”使用。从提高工作效率出发,云盒子显示消息阅读状态,并可直接编辑对话文件、申请文件权限等。

 

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云盒子IM - 单人对话

 

 

文件审阅

云盒子有两种方式:催办和工作流。

 

催办是单节点的审阅,能够快速发起,例如将文件用催办推送给同事阅读或修改,并跟踪对方的完成状态。

 

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我发起催办

 

工作流则是自定义多节点的审阅,工作流适用于多部门的文件审批、归档。例如请假审批,请假人填写请假文件,文件自动在 发起人 -> 部门经理 -> 考勤员 间流转,最后归档至考勤统计文件夹。

 

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我发起的工作流详情

 

 

当然也可以直接将文件拖拽到对话中让其他人审阅,只是这种方式少了审阅的进程、状态提醒。

 

企业降低文档协作成本的答案就是云盒子。云盒子以文件为中心,颠覆原来的文档协作模式,现在,我们重新想象一下前面提到的那几个场景:

 

(一)

每次陈编有新改动,王主编都收到提醒,王主编打开查看或是修改,陈编也会收到提醒。甚至,他们规划好了各自负责的部分,两人同时写,即改即存,实时看到对方敲出的内容。

4个小时的来回传递编辑,现在1个小时就搞定了。不管他们改了多少版本,在云盒子永远只展现最新版,并为重要的版本添加备注,方便回溯。

 

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编辑文件版本备注

 

 

(二)

“调研部上传了工作周报”,王总收到云盒子提醒。

现在,所有部门周报都按年度、月份提交到《例会周报》文件夹里,自动归档,王总要阅读非常方便。

 

 

(三)

王文案领导在云盒子搜索到了目标文件,找文件再也不是先找人了。

 

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虚拟盘云搜索

 

 

目前,在私有云盘市场打滚了12年的云盒子积累丰富的云盘系统架构、行业文档架构搭建经验,已成功帮助南方电网、中国移动、粤电集团、广西财厅等打造内部文档云。

 

接下来,云盒子私有云企业云盘将在血液中将融入AI理念,为产品的未来打开更大的想象空间。

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