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    解决方案 | 深谈云盒子文档云管理在制造行业的落地及应用

    云盒子 2018-07-31 17:12
    一、制造业文档云背景

    制造业是国民经济的主体和支柱产业,随着社会信息化的飞速发展,制造企业的信息化建设建设也不断深入。制造企业从设计、研发、采购、生产、销售的整个业务过程中,对产生的各种设计图纸、采购单、合同、财务报表、质量文件等文件有着全面、严格的管理要求。制造行业的文档管理需求包括文件的创建、流转签批、编辑、移动访问、日志管理等等。

    二、制造行业文档云管理需求分析

    云时代,制造行业文档云管理已经日渐成为刚需。制造企业需要一个统一、安全的文档云管理平台,实现文档的聚合共享、流转审批、保留历史版本、文档日志,离职文档交接。文档云全方位覆盖制造业的文档管理需求。
    手机已经成为人们接收信息的主要工具,在移动终端访问、修改、签批文档也将成为制造企业必不可少的文档管理需求。

    三、制造业文档管理难题

    制造业面临的文档管理难题有以下几点:
    • 文档类型多,体量大,散落在个人电脑上,查阅不方便,在部门间分享困难。
    • 员工离职后,交接不全导致生产资料遗失或机密文件外泄;
    • 由于硬盘、U盘损坏或病毒感染造成生产资料的遗失;
    • 管理人员经常出差,一些生产流程无法及时处理导致业务延误;
    • 生产图纸预览不便,大型文件打开速度慢;
    • 销售合同多次修改后,版本混乱,修订困难;

    四、云盒子文档云管理解决方案

    1.文档集中存储、授权共享
    制造企业以部门为单位建立多个共享文件夹,并将文档分类存储,并建立一套电子文档归档机制,每个人必须按照归档目录存储文件。通过账号密码访问云盒子获取文档资料。
    云盒子文档云平台有11级文档细分权限,通过详细的权限设置,保证每个人都不会越权访问文件。

    2.文件离职交接
    所有文件都存储在云端,不用担心通过邮件、U盘来交接工作文件的过程中,由于遗漏交接导致文件永久性丢失。

    3.工作流-文档流转审批
    制造行业是个高度依赖工作流程的行业,耗材的请购、领料、工程的合同、验收、生产报表、发货用车等都需要流程来控制,并且大部分的流程的要经过多部门的签批,云盒子文档云平台提供的工作流功能实现自定义人员节点,让文件在多部门中流转,最后归档至云端。在流传过程、支持文件的增、删、改。

    4.与上下游企业共享文件
    制造企业与上游原材料供应商,下游代理商有着密切的合作关系,文件往来频繁。云盒子文档云管理平台提供外链和合伙伙伴账号两种方式共享文件。这两种方式将所有的共享文件保留在云端,可灵活控制合作伙伴对文件的访问权限。

    ·  外链分享:将文件、文件夹生成链接,并设置访问密码、下载次数、访问期限、是否可编辑等。合作伙伴他通过访问连接获取相应的文件,供应商的访问也将记录至云盒子文档云平台中,做到外发文件的有迹可循。
     
    ·  合作伙伴账号:为供应商、代理商开设云盒子的合作伙伴账号,可以设置该账号看到那些公司账号和文件。即使访问了公司内部的文档管理平台,仍然能够保持其他内部文件不被查阅。

    5.文件历史版本、日志管理、活动记录
    制造行业的文档是长年积累的珍贵的财富,具有高度保密性、高度敏感性,数据泄露将造成重大损失。通过文件日志、人员活动记录对文件的动向进行监控,不仅了解能够实时了解整个公司的的文档动向、员工的文档操作记录,还能防患于未然,防止对文件有权限的员工将公司机密文件带出。

    ·  文件日志:记录文件/文件夹在什么时间被什么人做了哪些操作。

    ·  活动记录:个人/部门/整个公司的账号近期都对哪些文件做什么操作。

    6.移动办公
    云盒子文档云管理平台提供Android\iOS客户端,让出差人员通过手机就能访问云文件、编辑文件、审批文件、沟通工作。

    五、云盒子文档云管理实施意义

    1.云盒子文档云管理平台取代原来以Email、U盘文件共享,人员调取资料更便捷、更快速。

    2.云盒子工作流将一些弹性较大不够规范的流程变得井然有序,提升制造企业业务处理和公司管理水平。工作流的推进还有效避免了由于流程处理不及时而导致的业务阻塞,信息反馈也更畅通。让制造企业真正走上“云中签批”的管理流程优化之路。

    3.通过外链和合作伙伴账号对上下游供应商共享文件,节省了大量邮件附件的上传、下载及归档工作,剪掉了与合作伙伴文件来往工作的繁枝细节,大大提高工作效率。

    4.移动办公的实施具有企业知识管理自动化、工作流程自动化、沟通及时化的意义,为员工出差的工作处理提供更大的灵活性。

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